Per la catalogazione si seguono principalmente le “Regeln für die alphabetische Katalogisierung in wissenschaftlichen Bibliotheken” [RAK-WB], ossia le regole per la catalogazione alfabetica nelle biblioteche scientifiche e le ”Regeln für die Katalogisierung alter Drucke”, ovvero le regole per la catalogazione del libro antico. Quest’ultime contengono indicazioni complementari, appositamente elaborate per le particolarità presentate dal libro antico.
Le indicazioni delle regole per la catalogazione del libro antico vengono applicate dal CBS per il censimento dei libri pubblicati fino al 1850. Ciò comporta la trascrizione per intero, senza abbreviazioni, della formulazione di responsabilità e di edizione, e la trascrizione i maiuscole e minuscole secondo l’ originale.
In Italia, l’ambito cronologico coperto dal censimento dei fondi storici si estende – secondo il D.P.R. 189 del 16.05.2000 – fino a 70 anni a ritroso dalla data del censimento. Per l’Alto Adige ciò significa, a motivo di ulteriori criteri, un limite della catalogazione fissato al 1945, mentre per i fondi particolarmente preziosi tale soglia temporale viene del tutto trascurata.
L’impronta viene invece rilevata solo negli esemplari stampati fino al 1800. Si tratta di una combinazione di lettere e segni presi da pagine prestabilite del volume. In tal modo si riescono a distinguere tipograficamente edizioni diverse di una stessa opera.
Un’ulteriore particolarità consiste nel fatto che viene trascritta interamente la formulazione di responsabilità, riuscendo così ad avere in una certa misura nella descrizione bibliografica informazioni interressanti riguardanti l’autore o l’editore [appartenenza ad un ordine, titoli onorifici ecc.].